MUDA in birouri
Productia tip Lean este principiul de conducere care se concentreaza pe eliminarea pierderilor astfel incat toate activitatile sa aduca valoare din perspectiva clientului, iar valoarea, sunt acele activitati care sunt efectuate pentru a transforma un produs sau un serviciu, din forma initiala intr-o forma finala, ceruta de client, efectuate corect din prima data si pentru care clientul este dispus sa plateasca.
Termenul MUDA vine din limba japoneza si inseamna risipa sau pierdere, aspect popularizat de Toyota incepand cu anii 1950-60, pe scurt, orice activitate care consuma resurse, dar nu adauga valoare din perspectiva clientului final. Intr-o fabrica cand vorbim de aceste pierderi, automat ne gandim la zonele de productie si este corect, insa ele sunt prezente si in zonele administrative, nu atat de clar vizibile ca si in productie, sub forme mai subtile, dar sunt acolo.
Pentru a imbunatatii, in primul rand trebuie sa le identificam, astfel iata cateva exemple pentru tipurile de MUDA in birouri:
- Supraproductia sau mai mult decat este nevoie, in birouri se manifesta prin proceduri, rapoarte sau documente care nu sunt necesare, informatii, mail-uri pregatite in avans care nu se mai trimit sau nu se mai folosesc, raport trimis zilnic la mai multe persoane, care nu este de interes pentru toti
- Miscari inutile prin cautarea unor fisiere pe server, cautarea ultimei versiuni a unui document, accesarea mai multor foldere pana se ajunge la documentul dorit
- Stocuri de task-uri in asteptare sau nefinalizate, mail-uri necitite, nerezolvate, dosare neprocesate, proiecte puse pe „on hold”
- Timpul de asteptare este una din cele mai frecvente pierderi din zona administrativa, ateptand dupa raspunsuri, aprobari, semnaturi sau informatii
- Transportul de documente intre mai multe departamente sau persoane, mail-uri in plus trimise, primite si din nou trimise
- Defectele prin rapoarte, documente, informatii cu greseli si/sau incomplete, corectarea (rework) repetitiva al acestora
- Procesare in exces cu supraincarcarea documentelor, mail-urilor cu date care nu sunt relevante, copierea informatiilor in mai multe sisteme, aprobari pe mai multe niveluri pentru decizii minore, ajustari si reajustari ect.
Identificarea MUDA este o oportunitate de imbunatatire si zonele administrative pentru a eficientiza, simplifica sau automatiza procedurile.
